ANEXA 2 la Regulamentul Oficial al Concursului ”Games of Science”
Informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal
1. Date privind operatorul de date cu caracter personal
În vederea desfășurării Concursului, datele cu caracter personal ale participanților vor fi prelucrate de către Asociaţia SciPublicForum, cu sediul în București, str. Radu Popescu nr. 17, bl. 24A, sc. A, et. 10, ap 39, sector 1, înscrisă în Registrul Special al persoanelor juridice fără scop patrimonial aflat la grefa Judecătoriei Sector 1 București, Partea A, Secțiunea I sub nr. 117/31.10.2023 în temeiul încheierii Judecătoriei Sector 1 București din data de 02.10.2023 pronunțată în dosar nr. 31419/299/2023, având codul de identificare fiscală nr. 49174239, reprezentată de dna. Alexandra Țigănaș – Președinte,
Denumit în continuare „Operatorul”,
Datele de contact ale Operatorului pentru nelămuriri sau exercitarea drepturilor de către persoanele vizate cu privire la datele cu caracter personal sunt următoarele: Asociația SciPublicForum, cu sediul în București, str. Radu Popescu nr. 17, bl. 24A, sc. A, et. 10, ap 39, sector 1, e-mail games.of.science.romania@gmail.com.
2. Categorii de date cu caracter personal prelucrate în cadrul Concursului
În cadrul Concursului, Operatorul va prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:
Pentru persoanele care se înscriu în Concurs: număr de telefon, nume și prenume, data nașterii, adresa de e-mail, voce, imagine
Pentru persoanele care participă în Concurs: număr de telefon, nume și prenume, data nașterii, adresa de e-mail, voce, imagine
Pentru câștigători: nume și prenume, număr de telefon, adresa de livrare, adresa de e-mail, voce, imagine, copie act de identitate anonimizat din punct de vedere al codului numeric personal, orice alte date cu caracter personal solicitate de furnizorul cursului de comunicare a științei oferit ca premiu
3. Scopurile prelucrarii
Datele cu caracter personal ale participanților la Concurs vor fi prelucrate în următoarele scopuri:
i) Organizarea și desfășurarea concursului;
ii) Desemnarea câștigătorilor și publicarea numelor și imaginii acestora pe site-ul Concursului și/sau pe paginile de social media ale Concursului și în mass-media;
iii) Livrarea premiilor;
iv) Îndeplinirea eventualelor obligații financiar-contabile ale Operatorului
v) Transmiterea de mesaje de notificare cu privire la organizarea unor evenimente viitoare similare Concursului organizat de Asociația SciPublicForum;
vi) În scop educativ, pentru popularizarea științei și comunicării științifice;
vii) Recomandarea Participanților în vederea acordării de burse, granturi ori oferirea de locuri de munca și/sau colaborări;
viii) Convorbirile telefonice care conțin date personale ale persoanelor care se înscriu și participă la Concurs pot fi înregistrate pentru a putea fi utilizate ca mijloace de probă în eventualele contestații în legătura cu procesul de validare a câștigătorilor și de înmânare a premiilor oferite în Concurs.
Datele prelucrate în scopurile prevăzute la i, iii, iv sunt necesare în vederea înscrierii participantului în Concurs, în vederea identificării acestuia în Concurs în raport cu ceilalți Participanți, în vederea validarii câștigătorului și livrarea premiilor conform prevederilor prezentului Regulament și/sau obligațiilor fiscale conform legislației în vigoare, precum și în vederea menținerii contactului pe parcursul acestui proces cu câștigătorii. Astfel că refuzul participantului de a transmite Organizatorului aceste date poate determina imposibilitatea acestuia de îndeplinire a obiectului prezentului Regulament, respectiv îndeplinirea obligațiilor fiscal, acolo unde se aplică.
4. Temeiurile juridice ale prelucrării
Datele privind organizarea și desfășurarea concursului, cele privind popularizarea științei și comunicării științifice și cele pentru recomandarea Participanților în vederea oferirii de burse, granturi, stagii sau locuri de muncă și/sau colaborări vor fi prelucrate în temeiul Art. 6.1.a) – GDPR - consimțământul liber exprimat de către persoana vizată.
Datele privind desemnarea câștigătorilor, înregistrarea și stocarea convorbirilor telefonice care conțin date personale ale participanților la Concurs vor fi prelucrate în temeiul Art. 6.1.f) - GDPR - interesul legitim la Organizatorilor constând în dreptul de a preconstitui eventuale dovezi privind modul de comunicare cu participanții pentru procesul de calificare, participare, acordare premiu,
Datele privind livrarea premiilor vor fi prelucrate în temeiul Art. 6.1.b) – GDPR - executarea unui contract la care persoana vizată este parte.
Datele colectate în vederea îndeplinirii obligațiilor financiar-contabile ale Operatorului (dacă se va considera că este cazul) se vor prelucra în temeiul îndeplinirii unei obligații legale ce îi revine Operatorului conform Art. 6.1.c) - GDPR.
5. Destinatarii datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal vor fi dezvăluite persoanelor împuternicite cu prelucrarea datelor cu caracter personal sau a furnizorilor/subîmputerniciților care contribuie la desfășurarea Concursului, autorităților cu atribuții de supraveghere și control din România, în cazurile în care Operatorul trebuie să respecte obligațiile impuse de legislația în vigoare, unității bancare și/sau firmei de curierat pentru transmiterea premiului ori diverșilor parteneri care doresc oferirea de burse, granturi, stagii ori oferirea de locuri de muncă și/sau colaborări.
6. Perioada de stocare a datelor eu caracter personal
Datele cu caracter personal ale persoanelor înscrise și necalificate vor fi stocate timp de 60 de zile de la încetarea Concursului.
Datele cu caracter personal ale Participanților vor fi stocate timp de 5 ani de la încetarea Concursului.
La expirarea perioadei de stocare a datelor cu caracter personal, Operatorul va sterge/distruge aceste date de pe mijloacele de prelucrare și stocare.
7. Drepturile persoanelor vizate
În vederea asigurării unei prelucrări echitabile și transparente, Operatorul informează Participanții cu privire la drepturile de care aceștia beneficiază, în calitate de persoane vizate, conform prevederilor legale aplicabile:
(i) dreptul de retragere a consimțământului cu privire la prelucrare, în orice moment, atunci când prelucrarea se întemeiază pe consimțământ, fără ca aceasta să afecteze legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
(ii) dreptul de a solicita accesul la datele cu caracter personal;
(iii) dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal;
(iv) dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal;
(v) dreptul la restricționarea prelucrării;
(vi) dreptul de a se opune prelucrării, în condițiile prevăzute de lege;
(vii) dreptul de a opta pentru a nu mai primi mesaje de notificare cu privire la organizarea unor evenimente viitoare similare Concursului organizate de Asociația SciPublicForum;
(viii) dreptul la portabilitate a datelor;
(ix) dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
Participanții își pot exercita drepturile menționate anterior printr-o cerere adresată Asociației SciPublicForum, cu sediul în București, str. Radu Popescu nr. 17, bl. 24A, sc. A, et. 10, ap 39, sector 1, e-mail games.of.science.romania@gmail.com.
8. Protecția datelor cu caracter personal aparținând minorilor
Întrucât la Concurs pot participa exclusiv persoanele fizice cu vârsta de minim 20 ani la data începerii Concursului, nu vor fi prelucrate date aparținând persoanelor cu vârsta mai mică de 20 ani. În situația în care Operatorul primește date cu caracter personal aparținând persoanelor cu vârsta mai mică de 18 ani, aceste date vor fi imediat șterse/ distruse de pe mijlocele de prelucrare și stocare ale Operatorului. În cazul în care un părinte sau un titular al autorității părintești notifică prelucrarea unor date cu caracter personal aparținând unor persoane cu vârsta mai mică de 18 ani, Operatorul va șterge/ distruge imediat aceste date de pe mijlocele de prelucrare și stocare.
9. Securitatea datelor cu caracter personal
Operatorul se obligă să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător datelor cu caracter personal aparținând participanților la Concurs. La evaluarea nivelului adecvat de securitate se va ține seama în special de riscurile prezentate de prelucrarea datelor cu caracter personal, generate în special, în mod accidental sau ilegal, de distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizată sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate.
10. Modificarea informării privind prelucrarea datelor cu caracter personal
Operatorul are dreptul de a modifica prezenta Anexă la Regulament oricând pe durata desfășurării Concursului, numai în cazul în care se descoperă măsuri mai eficiente pentru protejarea și securizarea datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate și fără a afecta drepturile și libertățile persoanelor vizate. Orice astfel de modificare va fi publicată pe site-ul Concursului, respectiv va fi adusă la cunoștința Participanților prin aceleași mijloace prin care au fost încunoștințate cu privire la Regulament.
11. Alte prevederi
În măsura în care în cadrul concursului, Participanții dezvăluie date cu caracter personal aparținând unor terțe persoane, participanții confirmă că au informat aceste persoane cu privire la modul în care datele lor cu caracter personal vor fi prelucrate și faptul că aceste date sunt folosite în scopul desfășurării Concursului și că au obținut acordul persoanelor respective pentru aceasta operațiune. În acest sens, Participanții au obligația de a informa aceste persoane cu privire la conținutul prezentei secțiuni.
Datele personale ale participanților la Concurs vor fi prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor cu caracter personal, în mod particular în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.
12. Modificarea politicii de prelucrare a datelor cu caracter personal
Putem actualiza periodic această Anexa și vă vom notifica orice modificare prin postarea noii variante pe site-ul https://www.gamesofscience.org.